Cómo priorizar tareas en el trabajo

Cómo priorizar tareas en el trabajo

En la gestión de proyectos, siempre se necesitan prioridades claras. No obstante, sé  que es más fácil decirlo que hacerlo. Así que, en esta entrada te enseñaré algunas pautas y consejos para conseguir mejorar la productividad en tu trabajo. 

Aunque tu agenda puede parecer un “Tetris” de actividades muy bien planeadas, siempre pueden surgir imprevistos que intentarán trastocarte todos los planes, por tanto, es fundamental la priorización para saber sobrellevar la aparición regular de sorpresas. Saber cómo priorizar el trabajo afecta el éxito de tu proyecto, el compromiso de tu equipo y tu papel como líder en la empresa.

Uno de los mayores desafíos para los gerentes y líderes en la gestión de proyectos es priorizar con precisión el trabajo que importa a diario, ya que el ritmo frenético de trabajo hace habitual enfrentarse numerosos proyectos a la vez, haciendo dificil la tarea de definir la importancia de cada actividad.

 

Se necesita mucha práctica para hacer esto bien y alcanzar un nivel de productividad óptimo. En mi caso, como ingeniera, he dedicado un periodo de dos años en encontrar la mejor forma de otorgar el orden de ejecución a las tareas a través de prueba y error, pues mi trabajo exige muchas tareas abiertas al mismo tiempo, con planes de acción a medio plazo, urgencias e imprevistos que resolver. Pero, finalmente, desde que he conseguido saber a qué actividades dedicarles más esfuerzo y tiempo, salgo de la oficina con la mente tranquila sabiendo que no he dejado pendiente ninguna tarea importante, 

Y ahora que tengo algo de experiencia en esto, te guiaré hacia la priorización de tareas para ser todo un experto en este punto tan importante de la planificación.

¿Qué es priorizar?

La priorización es la actividad que organiza los elementos o actividades por orden de importancia para minimizar el gasto de tiempo y energía en su ejecución.

LA IMPORTANCIA DE SABER PRIORIZAR: SER MÁS PRODUCTIVO

La eficiencia es lograr nuestro objetivo utilizando los mínimos recursos posibles, tanto si trabajamos en equipo o individualmente .

Estos recursos son:

Tiempo 

Energía

Atención

Los tres están interrelacionados y en función de cómo los distribuyamos a lo largo de la jornada, así serán nuestros resultados.

PRIORIZACIÓN. PRODUCTIVIDAD. EFICIENCIA

La productividad está intimamente ligada a la priorización, lo cual nos llevará a conseguir la eficiencia en nuestro día a día.

Para trabajar la productividad, es necesario hacerlo en dos etapas:

– La productividad individual: cómo ser más eficiente

– La productividad en equipo: como colaborar mejor 

ANTES DE PRIORIZAR, APRENDE A DIFERENCIAR LAS TAREAS

Hacer una evaluación del número de prioridades es  saber distinguir lo que tiene preferencia, pues si a todo lo consideramos prioritario, nada será prioritario. Por eso, es importante identificar qué resultado nos proporciona cada actividad y el tiempo que nos consuma.

EL RETO DE LA PRIORIZACIÓN.

LO QUE FUNCIONA Y LO QUE NO

Está claro que no podemos hacer todo al mismo tiempo, por eso es sumamente fundamental tener algún método para priorizar.

Desafortunadamente, muchas personas, incluso entre quienes se consideran buenos administradores de tareas, apelan a la intuición y nunca llegan a comprender qué priorizar es uno de los aspectos más cruciales de la productividad personal y en equipo.

La mayoría de los sistemas tradicionales buscan dar un ‘peso’ a cada tarea. Por lo tanto, las técnicas tradicionales de gestión de lista de tareas y tiempo a menudo sugieren usar una letra o un número para designar la importancia relativa de una tarea. Esto es, prioridad A, B, C …. o 1, 2, 3..

En particular, cuando tienes muchos elementos similares que son difíciles de comparar, a menudo no es sencillo decidir si una tarea tiene prioridad A o prioridad B. Incluso puedes terminar tu lista con demasiadas tareas de un mismo tipo y debes identificar los matices que harán que un trabajo dentro del mismo grupo sea más importante sobre el resto. Con lo cual, todo se complica.

Entonces, ¿cómo empezar a clasificar las tareas diarias cuando tenemos una elevada carga de trabajo

Para ayudarte a administrar la carga de trabajo individual o de tu equipo de forma eficiente y cumplir con los plazos, antes que nada tienes que analizar en qué tareas inviertes tu tiempo, concentración y esfuerzo. 

PRIORIZAR TUS TAREAS PASO A PASO

 1.       Limita tu lista  de elementos pendientes.

Limita la cantidad de elementos entre los que intentas priorizar. Es mucho más fácil decidir qué proyecto o tarea realizar primero si elige solo entre dos o tres en lugar de siete u ocho. Desafortunadamente, con demasiada frecuencia las listas de tareas tradicionales se llenan rápidamente de nuevas tareas, ideas y pensamientos que surgen a lo largo del día.

Esto no solo crea una sensación de agobio, sino que también dificulta la priorización de la maraña de tareas. Por lo tanto, mantén tu lista de tareas diarias “limpias”.

2.       identificar lo urgente vs lo importante.

¿Cuál es la próxima acción que puedo tomar para hacer avanzar este proyecto?

Podemos habernos pasado toda la vida trabajando como el que más sin haber conseguido los resultados esperados, simplemente porque no sabemos distinguir lo urgente de lo importante.

Las urgencias son las que nos distraen de nuestra concentración en las actividades que son verdaderamente importantes.

El siguiente paso es ver si tiene alguna tarea que necesite atención inmediata. Estamos hablando de un trabajo que, si no se completa al final del día o en las próximas horas, tendrá graves consecuencias negativas (fecha límite para el cliente perdido; fecha límite para la publicación o la liberación perdida, etc.). Las tareas importantes usualmente no se realizan cuando se deberían haber llevado a cabo por no considerarlas urgentes.  Verifica si hay dependencias de alto precio que dependen de que termine un trabajo ahora. 

3.     ¿Cosas pequeñas? Simplemente hazlo.

Aquellas tareas que te lleven unos minutos, no las pospongas para luego. Ejecútalas en el momento.

4.      Evaluar el valor.

A continuación, observa tu trabajo e identifica qué valor tiene el mayor valor para su empresa y organización. Como práctica general, identifica qué tipos de tareas tienen la máxima prioridad sobre las demás.

Por ejemplo, centrarse en los proyectos de los clientes antes del trabajo interno; configurar la computadora del nuevo CEO antes de reconfigurar la base de datos; contestando tickets de soporte antes de escribir materiales de capacitación, y así sucesivamente. Otra forma de evaluar el valor es observar cuántas personas se ven afectadas por tu trabajo. En general, cuantas más personas estén involucradas o afectadas, mayor será el riesgo.

5.        Ordenar tareas por esfuerzo estimado.

Si tiene tareas que parecen vincularse con la prioridad, verifica tus estimaciones y comienza con la que consideres que te requerirá más esfuerzo. Los expertos en productividad sugieren la táctica de comenzar la tarea más larga primero. Pero, si sientes que no puedes enfocarte en tus proyectos más complejos antes de terminar la tarea más corta, entonces usa tu instinto y haz eso. Puede ser motivador marcar una pequeña tarea de la lista antes de sumergirse en aguas más profundas.

6.       Sé flexible y adaptable.

La incertidumbre y el cambio son un hecho. Tus prioridades cambiarán y, a menudo, cuando menos lo esperes. Pero, y aquí está el truco, también debes mantenerte enfocado en las tareas que estás comprometido a completar.

7.       enfócate en cerrar actividades.

Probablemente no puedas llegar a todo lo que está en tu lista. Después de dar prioridad a sus tareas y ver sus estimaciones, elimina las tareas restantes de tu lista y céntrate en las prioridades que sabse que debe completar durante el día. Luego respira hondo, sumérgete y prepárate para cualquier cosa.

Qué factores influyen en la prioridad de las tareas

Hay diversos factores que influyen en la priorización y realización de las tareas. Entre ellas están las siguientes:

  • Es importante que sepas si realizar la tarea te traerá problemas a corto, mediano y largo plazo.
  • ¿Qué objetivos alcanzaras el hacer la tarea?
  • Necesitas tachar actividades de tu lista antes de empezar por la grande
  • ¿Qué tiempo te toma hacerla?
  • ¿cuán difícil es realizar la tarea?
  • ¿Qué tamaño tiene la tarea?
  • Posee tu jefe un buen humor
  • ¿Sabes las prioridades de tu empresa?
  • ¿Cuál es tu visión?
  • ¿Cómo está tu estado físico?
  • Las responsabilidades que tienes
  • El lugar donde te encuentras

En resumen. A pesar de darte esta lista es casi imposible poder plasmarte todos los factores que pueden influirte, sin embargo tu cerebro es capaz de detectar como una maquina todos los patrones y con ello evaluar cada factor y así elegir una prioridad y hacer eso.  



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